Projekterfolg reflektieren, um die Erfolgsaussicht von Projekten zu erhöhen.

Vor dem Hintergrund der Höhe von Investitionen in Projekte und der Bedeutung von Projekterfolg für die Zukunft der Organisation und oft auch ganz persönlich für die Zukunft der betreffenden Akteure besteht eine hohe Motivation, oft ein regelrechter Druck, Projekte zum Erfolg zu bringen, eine Sehnsucht, Erfolg zu garantieren. Wir möchten mit diesen Zeilen anregen, Projekterfolg zu reflektieren, um die Erfolgsaussicht von Projekten zu erhöhen.

Bevor wir darauf eingehen, was getan werden kann und sollte möchten wir ausdrücklich darauf hinweisen, dass im

Wesen von Projekten:

• komplexe Vorhaben die
• einmalig, eventuell sogar erstmalig sind, die einen Innovationscharakter haben, die
• mit begrenzten Ressourcen
• (möglichst konkrete) Ziele erreichen sollen und
• dabei oft neue Wege beschreiten (z.B. neue Technologien einsetzen), die
• (möglichst konkret) Anfang und Ende haben und
• für deren Bearbeitung/Realisierung i.d.R. ein interdisziplinäres Team notwendig ist
• das Risiko des Scheiterns

impliziert ist.

Das heisst, der Erfolg eines so definierten Vorhabens ist nicht sicher und kann bzw. sollte nicht garantiert werden.

Wenn wir über Projekterfolg reflektieren hilft es, eine Vorstellung des Begriffes Projekterfolg zu haben.

Ein Blick in die Fachliteratur gibt darauf verschiedene Antworten. Oft wird ein Projekt, welches

• die geforderten Ziele
• im geplanten Zeitraum
• mit den geplanten Ressourcen erreicht

hat als erfolgreich angesehen. (Projekterfolg nach dem Dramadreieck). Hier haben wir schon 3 Ansatzpunkte die Erfolgsaussicht von Projekten zu erhöhen.

Auch finden wir die Zufriedenheit der (wesentlichen) Stakeholder als Erfolgskriterium genannt, hier wird es mit der Messbarkeit schwierig. Wir müssen genauer schauen:

• Wer sind die Stakeholder? Wer ist wesentlich/unwesentlich? Wie kann das ermittelt/bewertet werden?
• Sind alle bekannt? Bleiben diese im Projektverlauf?
• Wovon hängt die Zufriedenheit ab?
• Welche Widersprüche gibt es? (Haben wir nicht schon früh gelernt: „Es allen recht getan ist eine Kunst die niemand kann“?) Wie kann mit Widersprüchen umgegangen werden?

Wir können uns mit einer guten Stakeholderanalyse im Zusammenspiel mit geeignetem Anforderungsmanagement sowie einer gut kommunizierten Unterscheidung zwischen Nutzen- und Ergebniszielen den Antworten auf diese Fragen nähern.

Dabei wird klar, dass die Frage nach dem Projekterfolg oft mit Ja oder Nein, aber auch mit Jaein beantworten werden kann, dass es also Graduierungen gibt.

Es ist  also ein gutes Verständnis davon notwendig, woran der Erfolg von Projekten festgemacht wird. Wobei es i.d.R. zwischen den Stakeholdern (teilweise erhebliche) Unterschiede gibt.

Es ist wichtig zu akzeptieren, dass selbst wenn alles richtig gemacht wurde Projekterfolg nicht sicher ist.

Als Projektverantwortliche sollte unser zentraler Fokus sein, die Aussicht auf und den Grad von Projekterfolg  zu erhöhen. Dafür können wir glücklicherweise recht viel tun.

Wie können wir Erfolgsaussicht von Projekten erhöhen?

Wir möchten zur besseren Übersicht Handlungsfelder zur Steigerung der Erfolgsaussicht von Projekten differenzieren.

Zum einen nach der Rolle der Akteure z.B.:

• Führungskräfte bzw. Geschäftsführung -> interne Auftraggeber
• Kunde -> im Falle eines externen Auftraggebers
• sonstige Stakeholder mit Interesse am Projektergebnis (den Deliverables) sowie einer Nutzenerwartung (Was entsteht durch das Projektergebnis)
• ProjektkoordinatorIn
• Projektteam

Nach den Clusterns zu Ansatzpunkten z.B.:

• „Weltbild“ / Leitplanken für Haltung, Denken und Handeln
• Methoden
• Weiche Faktoren
• Werkzeuge

Diese und andere Themen diskutieren wir mit unseren Kunden in unseren Workshops, Seminaren, Coachings oder bei der direkten Projektbegleitung vor Ort.