Projektmanagement – Terminplan und alles ist gut?

Immer wieder begegnen wir der Vorstellung, der Erwartung, dass der Kern von Projektmanagement darin besteht, einen dauerhaft gültigen Terminplan zu erstellen, diesem zu folgen, dessen Einhaltung zu überwachen zu kontrollieren. Der Begriff Projektmanagement und Balkenpläne, die viele dabei vor Augen haben, legen dies auch nah.

Was erleben wir in der Praxis? Die Erfolgsaussicht von Projekten steigt durch die Fokussierung auf das Verwalten von Terminplänen nur sehr bedingt.

Bevor dem nachgehen erinnern wir uns kurz was im Kern ein Projekt ausmacht (Siehe Beitrag Erfolgsaussicht von Projekten).

Projekte sind vor allem neuartig (Siehe Grafik zu diesem Blogartikel) und komplex!
Schauen wir näher.

Die Sehnsucht nach stabilen/verläßlichen Terminplänen finden wir sehr verständlich – Wünsche nach Planbarkeit, Sicherheit, Transparenz, Kontrolle uvm. sind gute Gründe dafür.

Mit Projekten soll Neues geschaffen werden. Das heisst: Die Ziele wurden so von den Akteuren noch nicht erreicht und/oder die Art und Weise (z.B. eingesetzte Technologien) wie diese Ziele erreicht werden ist neu. Wir betreten also Neuland, wir gestalten Zukünftiges.

Stellen wir uns ein konkretes Projekt vor. Wir wollen eine neuartige Batterie auf den Markt bringen. Also ein Produkt bei dem eine komplexe Software mit entsprechender Elektronik und anderen Komponenten zusammenspielt und in einem passenden Gehäuse mit Belüftung untergebracht ist. Unsere bisherigen Produkte sind Bleibatterien. Ihr Unternehmen/Team verfügt also weder über Erfahrung bei der Entwicklung komplexer Software noch bei der Entwicklung der dabei notwendigen Elektronik und anderer Komponenten.

Schlüpfen Sie in die Haut der Person, die dieses Projekt koordinieren soll. Können Sie sich vorstellen, am Anfang des Projektes einen Terminplan zu erstellen der dann genauso eintritt?

Wir müssen uns (mal abgesehen von hellseherischen Fähigkeiten) eingestehen, dass, je näher unser konkretes Projekt an der Spitze des Pfeils in der Grafik einzuordnen ist, desto weniger ist ein Plan zu Beginn erstellbar, der die dann eintretende Realität vollständig abbildet.

Oder anders formuliert, wenn:

• Die Beteiligten bereits am Anfang eine sehr genaue (konkrete und detaillierte) Vorstellung davon haben, was die Ergebnisse am Ende des Projektes sind,
• sich diese Vorstellung im Laufe des Projektes nicht ändert,
• die Beteiligten, insbesondere die planenden und umsetzenden Teammitglieder sehr genau wissen, was im Einzelnen zu tun ist und was sie dafür brauchen, damit diese Vorstellungen real werden,
• im Umfeld des Vorhabens keinerlei zum „Zeitpunkt“ des Planens unbekannte Ereignisse auftreten, die den Plan beeinflussen,
• …

lässt sich ein detaillierter, stabiler und sinnvoller Plan für das Vorhaben erstellen, wir betreten mit einem derartigen Vorhaben aber kein Neuland – es ist also gar kein Projekt!

Heißt das nun, dass wir nicht planen sollten? – Auf gar keinen Fall heisst es das!

Pläne geben uns wertvolle Orientierung, das Planen selbst (also der Prozess des Planens) reduziert Missverständnisse, wirft wichtige Fragen auf uvm.

Zwei Paradigmen halten wir dabei für wichtig:

• plant so gut wie nötig/sinnvoll (nicht so gut wie möglich)
• seht eure Pläne als veränderlich an, stellt eure Pläne immer wieder in Frage, überarbeitet sie.

In aller Regel führt diese Herangehensweise dazu, dass eure Pläne im Projektverlauf zunehmend verlässlicher werden.

Also Pläne, darunter auch Terminpläne, haben ihre Berechtigung!

Erfolgreiches Projektmanagement braucht aber viel mehr.

Komplexe Vorhaben, die Neues schaffen erfordern heterogene Teams. Hier geeignete Impulse zu schaffen, dass aus einer Gruppe von Individuen mit hoffentlich ganz unterschiedlichen Stärken, Wissen, Erfahrungen, Vorlieben usw. ein Team entsteht, das gemeinsam mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen die vorgenommenen Ziele erreicht, stellt Projektkoordinierende vor zahlreiche Herausforderungen.

Da machen wir doch lieber das mit den Fähnchen äh Terminplänen … 😉

Oder

Sie haben Partner an Ihrer Seite, welche Sie bei der gesamten Komplexität des Projektmanagements oder besser der Koordination Ihrer Projekte begleiten. Bei den Methoden und den Softskills, bei Ihren ganz speziellen Rahmenbedingungen und spezifischen Vorhaben.

Lassen Sie uns gemeinsam schauen, welche Wege wir gemeinsam gehen können!